Effektive styringssystemer som gir resultater

Som konsulent kan vi bistå i oppbyggingen av et komplett styringssystem, eller bidra til å styrke enkeltområder ved behov. Det kan for eksempel være planlegging og gjennomføring av interne revisjoner, prosesskartlegging, identifisering av risikoer, utarbeidelse av mål og handlingsplaner, eller gjennomføring av Ledelsens gjennomgåelse.

Arbeidsform avtales per oppdrag. Noen ganger er det mest hensiktsmessig at konsulenten jobber ute hos kunden, mens andre ganger fungerer det bedre med digital samhandling eller møter ved behov. Erfaringsmessig er det også verdifullt å samles til workshops utenfor egen arbeidsplass. Vi har moderne fasiliteter tilgjengelig her hos oss, og tilbyr gjerne 100 m² til slike arbeidsøkter.

Vi benytter statens standardmal for konsulenttjenester for å sikre ryddighet fra start til slutt. Priser og satser avklares i kontrakt.

Velund AS er en del av et faglig nettverk bestående av dyktige revisjonsledere og konsulenter som arbeider daglig med styringssystemer. Nettverket gir støtte til faglig utvikling, spørsmål og kvalitetssikring – og sørger samtidig for leveransetrygghet dersom noe uforutsett skulle oppstå.

Flere av våre kolleger i nettverket tilbyr også konsulenttjenester innen områder som informasjonssikkerhet etter ISO 27001, energiledelse etter ISO 50001 og generell prosjektledelse. Vi deler gjerne kontaktinformasjon videre dersom det er ønskelig

Siden 2014 har Velund AS hatt avtale med DNV Business Assurance, og gjennomfører systemrevisjoner på deres vegne. Det har gitt verdifull innsikt gjennom besøk hos over 80 virksomheter – mange av dem flere ganger.

Gjennom presentasjoner, samtaler og befaringer får vi god kjennskap til ulike bransjer og måter å jobbe med styringssystem på. Denne kunnskapen tar vi med oss videre – både som revisjonsleder og som konsulent.

Merk: Vi gjennomfører ikke revisjoner utenom oppdrag fra DNV Business Assurance.

Et styringssystem er en strukturert måte å jobbe på for en bedrift, for å oppnå sine fastsatte mål, lære av sine feil og sikre fornøyde kunder. Dette gjøres gjennom ulike verktøy og aktiviteter, og vil se ulikt ut fra bedrift til bedrift.

Tradisjonelt har styringssystem vært ensbetydende med kvalitetssikring. I dag brukes det i like stor grad for miljø, arbeidsmiljø, informasjonssikkerhet og samfunnsansvar. Selv om systemene er ulike fra bedrift til bedrift, bygger de på felles prinsipper – blant annet kontinuerlig forbedring gjennom den såkalte PDCA-sirkelen:

Planlegg: Etabler prosesser og mål for å oppnå ønsket resultat.
Utfør: Gjennomfør aktiviteter i tråd med planen.
Kontroller: Evaluer resultatene og erfaringene i forhold til det som var planlagt.
Korriger: Forbedre basert på erfaringene og mål resultatene ved neste kontroll.

Et styringssystem som er riktig bygget, skaper struktur, retning og forbedring – og må støttes av hele organisasjonen.

Ledelsens engasjement er avgjørende for at et styringssystem skal ha reell verdi. Mens systemet gir rammene og verktøyene, er det ledelsen som må fylle det med innhold – gjennom visjoner, mål, prosesser og styring av risiko og produksjon.

Mål og handlingsplaner bidrar til felles forståelse av retning og prioriteringer. De gjør prestasjoner målbare og gir virksomheten noe å strekke seg mot.

Alle virksomheter må forholde seg til risiko, enten det gjelder strategiske valg, arbeidsmiljø, eller miljøpåvirkning. Ved å kartlegge og håndtere risiko på en strukturert måte, oppnås bedre kontroll og ofte også nye muligheter.

Kontroll og evaluering skjer gjennom interne revisjoner, vernerunder, KPI-er og ledelsens gjennomgåelse. Dette legger grunnlaget for forbedringer.

Avvik og endringer er ikke bare feil, men verdifulle innspill. Når rotårsaker identifiseres og tiltak implementeres, bygges et system som utvikler seg – ikke bare dokumenterer.

ISO – International Organization for Standardization – er en global standardiseringsorganisasjon med 165 medlemsland. ISO-standardene utvikles i fellesskap og er uavhengige av kommersielle aktører.

De fleste ISO-standardene handler om tekniske krav, men noen er laget for ledelsessystemer. Eksempler er:

• ISO 9001 for kvalitet
• ISO 14001 for miljø
• ISO 45001 for arbeidsmiljø
• ISO 27001 for informasjonssikkerhet
• ISO 50001 for energiledelse

Et sertifikat fra en godkjent tredjepart viser at bedriften følger kravene i en eller flere standarder. Siden 2015 har alle ISO-ledelsesstandarder en felles struktur, som gjør det enklere å kombinere flere i én integrert løsning.

Alle ISO-standarder for ledelsessystemer er bygd opp etter samme mal, med ti hovedkapitler. De tre første er spesifikke for den enkelte standard, mens de syv siste er felles og inneholder krav som må oppfylles uavhengig av type virksomhet:

1. Omfang
2. Normative referanser
3. Terminologi og definisjoner
4. Organisasjonens kontekst – forstå omverden, interessenter og virksomhetens behov
5. Lederskap – engasjement, ansvar, myndighet og policy
6. Planlegging – risikoanalyse og mål
7. Støttefunksjoner – kompetanse, kommunikasjon, dokumentasjon
8. Drift – hvordan virksomheten styres og leverer
9. Evaluering – målinger, revisjoner, ledelsens gjennomgåelse
10. Forbedring – avvikshåndtering og kontinuerlig forbedring

Et styringssystem skal ikke bare dokumenteres, men faktisk leve i organisasjonen.

Det finnes flere definisjoner av kvalitet, og tilsvarende mange måter å jobbe systematisk med det på. Ifølge Wikipedia er et kvalitetsstyringssystem:

«en samling av forretningsprosesser som fokuserer på konsekvent å imøtekomme kundens krav og forbedre deres tilfredshet. Det er i tråd med en organisasjons formål og strategiske retning. Det kommer til uttrykk som organisatoriske mål og ambisjoner, retningslinjer, prosesser, dokumentert informasjon og ressurser som er nødvendige for å implementere og vedlikeholde den.»

Kvalitetsstyring regnes gjerne som «mor» til de andre ISO-baserte styringssystemene. ISO 9001:2015 er en internasjonalt anerkjent standard for kvalitetsledelse, som gjelder uansett bransje eller størrelse på virksomheten.

ISO 9001 bygger på syv grunnprinsipper:

• Kundefokus
• Lederskap
• Menneskers engasjement
• Prosesstankegang
• Forbedring
• Bevisbasert beslutningstaking
• Relasjonsledelse

Mange virksomheter velger å bli sertifisert i henhold til ISO 9001 av en uavhengig tredjepart. Sertifikatet er et kvalitetsstempel som ofte etterspørres i anbudsprosesser.

Velund AS har jobbet med ISO 9001 siden 2014, både som revisjonsleder og konsulent. Enten du ønsker å forbedre eksisterende praksis eller utvikle et helt nytt kvalitetsstyringssystem, kan vi bistå.

Et miljøstyringssystem bidrar til å sikre og synliggjøre bevissthet om ytre miljø, miljøforbedrende prestasjoner og kontroll med de vesentligste miljøaspektene i bedriften.

Relevante miljøaspekter kan være:

• Utslipp til vann, luft og jord
• Transport
• Kjemikalier
• Avfall
• Energiforbruk

Økende oppmerksomhet på klima og miljø gjør at miljøstyringssystemer blir en stadig viktigere del av virksomheters strategi og omdømme. Et godt system er også et nyttig styringsverktøy internt.

ISO 14001:2015 er en internasjonalt anerkjent standard for miljøledelse, og passer for alle typer virksomheter – uavhengig av størrelse og bransje.

Velund AS har jobbet med ulike tilnærminger til ytre miljø i over 20 år, og med ISO 14001 siden 2014. Vi bistår gjerne med både implementering, forbedring eller drift av deres miljøstyringssystem.

Et godt arbeidsmiljø er en forutsetning for at ansatte skal trives og yte sitt beste over tid. Det handler både om å redusere risiko for fare og ulykker, og om å fremme positive, helsefremmende forhold i arbeidshverdagen.

Rammene for et sikkert arbeidsmiljø er i stor grad definert i lovverket i Norge. Internkontrollforskriften stiller tydelige krav til hva et fungerende HMS-system skal inneholde. I tillegg kommer spesifikke lover og forskrifter som gjelder for den enkelte virksomhet, avhengig av type bransje og aktiviteter.

For virksomheter som ønsker et verktøy for å strukturere og dokumentere sitt HMS-arbeid, finnes ISO 45001 – en internasjonal standard for arbeidsmiljøledelse. Standarden er enkel å integrere med andre ISO-standarder som brukes i virksomheten.

Velund AS har jobbet med styringssystemer for arbeidsmiljø siden 2015 (tidligere OHSAS 18001). Vi har erfaring med både etablering av hele HMS-systemer, og med støtte til spesifikke elementer – som risikovurdering, mål og handlingsplaner, avvikshåndtering eller internkontroll.

Ta gjerne kontakt dersom du ønsker hjelp med å forbedre eller implementere et arbeidsmiljøsystem tilpasset din virksomhet.

Hartvig er utdannet agronom og naturforvalter, med mastergrad i viltforvaltning fra UMB (nå NMBU) i 2009.

Han har internasjonal erfaring fra skogprosjekter i Øst-Afrika og har jobbet i olje- og gassnæringen før han etablerte Velund AS. Denne tverrfaglige bakgrunnen gir et godt utgangspunkt for å forstå og tilpasse styringssystemer til ulike bransjer og virksomhetsstørrelser.